Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Marjaniemen Melojat Ry

1. Rekisterinpitäjä

Marjaniemen Melojat ry (”Yhdistys”)
Marjaniemenranta 1
00930 Helsinki
Puhelin: kts. www.marjaniemenmelojat.fi/seura/yhteystiedot
Sähköposti: kts. www.marjaniemenmelojat.fi/yhteystiedot

2. Rekisteriasioista vastaavan yhteystiedot

Kts. www.marjaniemenmelojat.fi/seura/yhteystiedot

3. Rekisterin nimi

Marjaniemen Melojat Ry:n henkilörekisteri (Flomember).

4. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien yhteisöjen yhteys- ja muita tarpeellisia tietoja (”Rekisteröity”).
Näitä tietoja ovat:
(Pakolliset tiedot on merkitty tähdellä)

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi*

• Rekisteröidyn kotipaikka*

• Rekisteröidyn sähköpostiosoite*

• Rekisteröidyn postiosoite*

• Rekisteröidyn puhelinnumero*

• Rekisteröidyn syntymäaika*

• Juniorijäsenen kohdalla myös huoltajan puhelinnumero ja sähköpostiosoite

• Uimataito*

• Yhteydenotto puhelinnumero hätätilanteessa (ICE)

• Rekisteröidyn sukupuoli

• Rekisteröidyn avaimen numero

• Rekisteröidyn roolit seurassa

• Rekisteröidyn melontaan liittyvät koulutukset

• Rekisteröidyn kunniamerkit

• Kiinnostuksen kohteet ja osaaminen

• Kajakkipaikka

• Rekisterin päivittämisen aikaleimat ja päivittäjän sähköpostiosoite

• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot siltä osin kun jäsenrekisteripalvelun tarjoaja näitä kerää

Juniorien henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5. Rekisterin olevien tietojen käyttötarkoitus

Marjaniemen Melojat Ry käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) sekä nykyisen henkilötietolain (523/1999) mukaisesti. Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

6. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään jäsenhakemuskaavakkeella.

Rekisteröitynyt ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta järjestelmässä. Rekisteröityneellä on mahdollisuus nähdä ja päivittää omia henkilötietojaan kirjautumalla rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Rekisterin ylläpitäjä lisää tietoihin seuran vaja-avaimen numeron ja mahdollisen kajakkipaikan, suoritetun koulutuksen sekä koulutuksesta aiheutuneet velvoitteet.

Jäsenrekisterin(Flomembers) lisäksi yhdistys kerää jäseniltään ilmoittautumisia ja osallistumiskuittauksia yhdistyksen tapahtumiin. Näille listoille kerättäviä tietoja ovat etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Ilmoittautumislistoja käytetään tapahtumien järjestämisen mahdollistamiseksi ja ne tuhotaan viimeistään kauden lopussa, kun tilastointi on tehty. Tapahtumien ilmoittautumislistat poistetaan nettisivuilta näkyvistä tapahtuman jälkeen.

Marjaniemen Melojat ry pitää lisäksi vajan seinällä ns. Hikiviivaa, jossa seurataan jäsenen kuluvan kauden melontakilometrejä. Jäsenet itse lisäävät siihen nimen ja samalla antavat luvan sen julkaisemiseen. Tämä lista voidaan julkaista/arkistoidaan seuran lehdessä ja/tai nettisivuilla.

7. Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille tai Yhdistykselle toimivien ja palvelua ylläpitävien ja kehittävien eikä palvelukokonaisuuden tuotantoon tai palvelujen analysointityöhön osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esimerkiksi väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopantalousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;

• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot -kuvatun mukaisesti; tai

• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan. Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia

10. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja viestejä järjestön toiminnasta. Profilointi voi tapahtua joko henkilön itsensä ilmoittamien kiinnostuksen kohteiden tai perustuen hänen rooliinsa yhdistyksessä.

11. Rekisterin suojaus

Yhdistyksen rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.

12. Evästeet

Yhdistyksen Internet-sivuilla käytetään evästeitä. Eväste (cookie) on sivuston pieni, käyttäjän omalle tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeitä käytetään parhaan mahdollisen käyttökokemuksen takaamiseksi sekä tilastoimme sivujen näyttö- ja kävijämääriä sekä käyttäjän käyttäytymistä sekä selaintyypin palvelussa parantaaksemme palveluamme.

Emme seuraa yksittäisen käyttäjän toimia sivustolla, emme myöskään tallenna mitään henkilötietoja evästeiden avulla. Katso myös rekisteriselosteen kohdat 7 ja 13. Käyttämällä Internet-sivustoamme, käyttäjä hyväksyy evästeiden tallentamisen käyttäjän laitteelle.

Useimmissa selaimissa evästeet vastaanotetaan automaattisesti, mutta useimmissa selaimissa asetuksia voi muuttaa siten, etteivät ne hyväksy evästeitä tai selain antaa valintamahdollisuuden. Evästeet voidaan sulkea pois myös selaimen turvallisuusasetuksista. Se kuitenkin merkitsee, että monien selainten toimivuus rajoittuu. Ota huomioon, että suljettaessa evästeet pois, Internet-sivustomme ei toimi tarkoitetulla tavalla.

13. Sosiaalisen median liitännäiset ja muut ulkoiset palvelut

Yhdistyksen Internet-sivustoilla voi olla linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä niin sanottuja sosiaalisen median liitännäisiä (esim. Facebookin yhteisöliitännäisiä) tai sivuston käyttöön liittyvää analytiikkapalveluja (esim. Google Analytics). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen tai analytiikkapalvelut voivat lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saattaa käyttäjä sallia kolmansien osapuolten Internet-sivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli käyttäjä on kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Tällaisiin sivustoilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Yhdistyksellä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten Internet-sivuihin, eikä Yhdistys ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;

• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;

• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;

• vaatia henkilötietojensa poistamista;

• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;

• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;

• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja

• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

15. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

16. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse -osoitteeseen.

17. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.2.2022.