Page 4 - Marjaniemen Melojat ry

Haasteena tiedottaminen
Niiden viiden vuoden aikana, joina olen toiminut MaMen tiedottajana on tiedotusympäristössä tapahtu- nut muutoksia. Seuraan on liittynyt myös runsaasti uusia jäseniä, jotka ovat osaltaan tuoneet mukanaan tuoreita ajatuksia tiedottamiseen.
Sosiaalisen median kanavista Face- book on vallannut alaa osana seuran tiedotusta. Samalla muiden tiedotus-
kanavien käyttö on jäänyt vähemmälle. No, miksei sitten kaikkea tiedotusta keskitetä sinne missä aktiivisuutta löytyy? Ratkaisu ei ehkä ole aivan niin yksinkertainen, koska ison seuran jäsenkirjo on laaja ja jäsenistön valmiudet seurata kanavia ovat erilaiset. Miten siis varmistaa tiedon kulku kaikille kiinnostuneille? Tein seuran tiedotuksesta pari vuotta sitten ohjeistuksen, jonka tarkoituksena oli yhden- mukaistaa tiedotuskäytäntöjä. En puuttunut siinä tarkoituksella tiedottamisen yksityiskoh- tiin, vaan pyrin laatimaan siitä sellaisen, että se antaa vapaat kädet niille, joilla on jotakin tiedotettavaa. Seuraavassa ohjeistuksen ydin- kohdat ja perustelut niihin.
Kuka tiedottaa, milloin ja missä
Tämä on mielestäni käytännöllisin rat- kaisu, koska hehän tuntevat asian parhaiten. Ilman välikäsiä saadaan myös tieto mahdol- lisista muutoksista välitettyä nopeammin kohderyhmälle.
Suurimmalla osalla niistä, jotka vetävät toi- mintoja ja järjestävät säännöllisesti tapahtumia on riittävät valmiudet hyödyntää tiedotuska- navia. Kaikilla ei kuitenkaan syystä tai toisesta sellaisia valmiuksia ole, ja silloin kannattaakin pyytää apua. Tiedon kulku ei saa jäädä siitä kiinni.
Kaikki seuran tapahtumat on hyvä olla yhdessä paikassa, helposti koko jäsenistön näh- tävillä. Käytettävistä tiedotuskanavista niille luontevin sijoituspaikka on verkkosivuston kalenteri, edellyttäen että sitä päivitetään asian- mukaisesti ja, että kalenterin merkinnöissä on riittävästi tietoa tapahtumista. Kalente- rin avulla voi lisäksi välttää tapahtumien päällekkäisyyksiä.
Kaikista seuran tapahtumista tulee tehdä merkintä verkkosivuston kalenteriin.
Sen lisäksi tapahtumista tiedottava voi itse valita muut tiedotuskanavat joita katsoo tarpeelliseksi käyttää.
Seurassa järjestettävistä tapahtumista tiedottavat
ensisijaisesti jaostojen ja tapahtumien vastuuhenkilöt.
4 Marjaniemen vesiltä 2/2017